ZARZĄDZENIE DOTYCZĄCE ORGANIZACJI I KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ I ZEWNĘTRZNEJ

ZARZĄDZENIE DOTYCZĄCE ORGANIZACJI I KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ I ZEWNĘTRZNEJ w Muzeum Północno-Mazowieckim w Łomży 1. Zobowiązuję specjalistę do spraw administaracyjnych do: a). Sprawdzania okresowo - co roku, czy obowiązująca w jednostce struktura organizacyjna jest dostosowana do aktualnych celów i zadań oraz struktury zatrudnienia w Muzeum. b). W przypadkach braku zgodności – należy opracować pisemny wniosek o dokonanie zmianyw regulaminie organizacyjnym lub statucie.

c). Okresowego sprawdzania -raz w roku, czy wszyscy zatrudnieni pracownicy posiadają aktualne zakresy czynności, a w szczególności czy zakresy te oprócz obowiązków określają uprawnienia oraz odpowiedzialność za wykonywaną pracę.

d). Dokonywania zmiany zakresów czynności dla każdego pracownika w porozumieniu z jego bezpośrednim przełożonym, w przypadku zatrudnienia, lub zmiany dotychczasowego stanowiska pracy albo zwiększenia czy zmniejszenia zadań, lub wprowadzania zmian organizacyjnych.

e). Sprawdzenie czy pracownicy upoważnieni do podejmowania bieżących decyzji związanych z dysponowaniem środkami finansowymi lub majątkowymi, zamawianiem materiałów towarów i usług – mają to upoważnienie wpisane do zakresu czynności lub jest ono określone odrębnie na piśmie.

f) Przyjęcie uprawnień lub obowiązków przez pracownika winno być potwierdzone jego podpisem. W szczególności:

- powierzenie obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu -wg Wzoru nr 1,

- powierzenie odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg rachunkowych pracownikom - wg Wzoru nr 2,

- upoważnienie do wykonywania czynności w postępowaniu o udzielanie

zamówienia publicznego wg Wzoru nr 3,

- pełnomocnictwo do zaciągania zobowiązań – wg Wzoru nr 4.

Zaewidencjonowanie udzielonych upoważnień lub pełnomocnictw winno być zarejestrowane w rejestrze upoważnień/pełnomocnictw wg Wzoru nr 5.

1. Zobowiązuję specjalistę do spraw administarcyjnych do opracowania wymogów kwalifikacyjnych (preferowane wykształcenie, doświadczenie zawodowe lub inne predyspozycje) dla poszczególnych stanowisk pracy, którymi należy się kierować przy zatrudnianiu nowych pracowników, o ile wymogi kwalifikacyjne nie zostały już określone w obowiązujących jednostkę przepisach.

3. Specjalista do spraw administarcyjnych w porozumieniu z Dyrektorem w miarę możliwości opracowuje roczny finansowy plan szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników zapewniający podniesienie kompetencji zawodowych pracowników wg Wzoru nr 6.

4. Kierownicy komórek organizacyjnych Muzeum są zobowiązani do zapewnienia wszystkim pracownikom stałego dostępu do informacji niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych. Informacje te powinny być rzetelne i efektywne oraz przekazywane w odpowiednim czasie i formie. System komunikacji powinien zapewnić przepływ informacji pomiędzy przełożonym a pracownikiem i odwrotnie.

.

5. Kierownicy komórek organizacyjnych Muzeum decydują o sposobie i formie komunikacji z pracownikami, biorąc pod uwagę specyfikę oraz efektywność, tj. właściwe zrozumienie informacji przez odbiorców (zakresy czynności, polecenia służbowe, spotkania robocze, rozmowy, korespondencja wewnętrzna)

Specjalista do spraw administacyjnych jest obowiązany, w ramach komunikacji wewnętrznej do bieżącego informowania zainteresowanych kierowników /pracowników o wydawanych zarządzeniach oraz zadaniach i celach przewidzianych do realizacji w przyjęty w muzeum sposób, poprzez:

1) wdrożenie elektronicznej poczty (majlowej) do komunikacji wewnętrznej

2) zawiadamianie tradycyjne np. pisemnego potwierdzania odbioru zarządzeń, planów,itp

3) informowanie pracowników przy okazji zebrań czy narad służbowych itp.

4) wywieszanie informacji na tablicy ogłoszeń

5) umieszczanie informacji w listach obecnośći

6. Pozyskiwanie i wymiana informacji z podmiotami zewnętrznymi odbywa się poprzez:

1) udział Dyrektora Muzeum, kierowników oddziałów i pracowników w imprezach muzealnych, miejskich i spotkaniach z mediami.

2) przyjmowanie interesantów, oprowadzanie zwiedzających, spotkania, konferencje , prelekcje w muzeum i poza nim.

3) spotkania z władzami Miasta Łomża, kierownikami komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego oraz kierownikami jednostek organizacyjnych Miasta,

4) korespondencję prowadzoną z podmiotami zewnętrznymi.

7. W Muzeum funkcjonują następujące mechanizmy przekazywania informacji w obrębie struktury organizacyjnej oraz z podmiotami zewnętrznymi:

1) korespondencja wewnętrzna i zewnętrzna,

2) narady i spotkania z pracownikami

3) plany i sprawozdania z działalności

4) współpraca z mediami – prasa, radio, telewizja, portale internetowe,

5) tablice informacyjne, reklama, kioski multimedialne

6) konferencje prasowe i materiały informacyjne – zaproszenia, plakaty, afisze, informatory, przewodniki, katalogi, książki i różne własne publikacje

7) współpraca i spotkania środowiskowe - ze towarzystwami i stowarzyszeniami regionalnymi, szkołami, itp.

8) poczta elektroniczna

9) strona internetowa i strona BIP Muzeum

10) informacje przekazywane do władz nadrzędnych i do Rzecznika Prasowego Prezydenta Miasta.