II LICEUM OGÓLNOKSZTAŁCĄCE

IM.MARII KONOPNICKIEJ

W  ŁOMŻY

18 – 400 Łomża, Plac Kościuszki 3

 

 

REGULAMIN POSTĘPOWANIA

 PRZY ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH

 

 Łomża 2021

 

 

ROZDZIAŁ I

Postanowienia wstępne

§1.

 

Regulamin postępowania przy zamówieniach publicznych tworzy się na podstawie :

1. Ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych, zwaną dalej ustawą PZP (j.t. Dz. U. z 2019r., poz.2019 z późniejszymi zmianami )
2. Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych, zwaną dalej ustawą UFP (j.t. Dz. U. z 2009r., Nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zmianami )
3. Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 18 grudnia 2020r. w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania            o udzielenie zamówienia publicznego ( Dz. U. z 2020r., poz. 2434 )

§2.

 

1. Regulamin postępowania przy zamówieniach publicznych, zwany dalej „regulaminem” określa zasady i tryb postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych przez II Liceum Ogólnokształcące im. Marii Konopnickiej  w Łomży.
2. Postanowienia regulaminu dotyczą wszystkich postępowań o udzielanie zamówień publicznych.

§3.

 Ilekroć w regulaminie jest mowa bez bliższego określenia o:

1. Szkole – należy przez to rozumieć II Liceum Ogólnokształcące   Marii Konopnickiej w Łomży.
2. Dyrektorze - należy przez to rozumieć dyrektora szkoły
3. Ustawie PZP - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych ( j.t. Dz. U. z 2019r., poz. 2019 z późniejszymi zmianami )
4. Ustawie UFP - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009r.        o finansach publicznych, zwaną dalej ustawą UFP (j.t. Dz. U. z 2009r., Nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zmianami )
5. Rozporządzeniu - należy przez to rozumieć Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 18 grudnia 2020r. w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ( Dz. U. z 2020r., poz. 2434 )
6. Planie wydatków – należy przez to rozumieć plan zamówień publicznych na dany rok kalendarzowy, których wartość jest mniejsza niż 130 000zł
7. Planie zamówień publicznych - należy przez to rozumieć plan postępowań       o udzielenie zamówień publicznych, realizowanych zgodnie z ustawą PZP, których przeprowadzenie przewidywane jest w danym roku kalendarzowym (budżetowym).

 

ROZDZIAŁ II

Postanowienia szczegółowE

§4.

Ustala się wzór Wniosku o uruchomienie procedury o udzielenie zamówienia publicznego dla postępowań o wartości co najmniej 130 000 zł w brzmieniu określonym w załączniku nr 1

§5.

Ustala się Regulamin pracy komisji przetargowej w brzmieniu określonym                w załączniku nr 2.

§6.

Ustala się Regulamin Wydatków Podprogowych ( udzielania zamówień publicznych   o wartości netto niższej niż 130 000 zł ) w brzmieniu określonym w załączniku nr 3

§7.

Ustala się plan wydatków na rok kalendarzowy w brzmieniu określonym                    w załączniku nr 4

§8.

Ustala się wzór Rejestru zamówień publicznych na dany rok kalendarzowy              w brzmieniu załącznika nr 5 (rejestr prowadzony w formie zeszytu faktur)

§9.

Ustala się plan zamówień publicznych na rok kalendarzowy w brzmieniu określonym  w załączniku nr 6

 

ROZDZIAŁ III

Postanowienia przejściowe i końcowe

§10.

1. Regulamin zostaje wprowadzony na czas nieokreślony.
2. Zmiana regulaminu może nastąpić w trybie przewidzianym dla jego wydania.

§11.

Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.

§12.

Dyrektor w każdym czasie udostępnia regulamin i w razie potrzeby wyjaśnia jego treść.

§13.

W sprawach nieuregulowanych regulaminem mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa.

Załącznik nr 1

do Regulaminu postępowania

przy zamówieniach publicznych

 

Łomża, dnia ................................. r

Nr sprawy:  ......................

WNIOSEK

 

 w sprawie uruchomienia procedury postępowania o udzielenie zamówienia na:

 

1. Przedmiot zamówienia – oznaczenie wg:

Wspólnego Słownika Zamówień ( CPV ) nazwa...............................kod.................................................

Określenie przedmiotu zamówienia:

- szczegółowy opis w załączeniu*

2. Wartość zamówienia – całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością[I]

Netto: ............................................. zł

Stawka podatku VAT  w  %.................

Kwota podatku VAT  .......................zł

Brutto ..............................................  zł

 

Podstawa ustalenia wartości zamówienia[II] ....................................................................................

............................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................

(formularz cenowy*/kosztorys inwestorski*/inny dokument*

 

Osoba ustalająca i data ustalenia wartość zamówienia[III] …………………………………………….

 

Wartość zamówienia uzupełniającego - jeśli jest  przewidywane do udzielenia- zgodnie z art.214 ust. 1 pkt 6 i 7 ustawy – Prawo zamówień publicznych[IV]

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

 

Łączna przewidywana wartość zamówienia

(z uwzględnieniem zamówień uzupełniających, powtarzających się okresowo, częściowych lub uwzględniających prawo opcji)

 

NETTO ......................................................... .zł

 

3. Kwota brutto, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia

 

      .............................................zł

4. Kwota środków w budżecie ( dział, rozdział)**........................................................................

 

……………………………..

(akceptacja osoby upoważnionej )

 

5. Proponowany tryb postępowania i jego uzasadnienie( dotyczy innych trybów niż PN czy PO)

...............

 

6. Termin wykonania zamówienia ( pożądany/ wymagany)*: .....................................................
7. Proponowany skład komisji i funkcje członków ( w przypadku powołania komisji przetargowej , która jest obowiązkowa, jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt. 1) ustawy  Prawo zamówień publicznych *:

LUB

Osoby odpowiedzialne za realizację zamówienia*:

 

 

Sporządził:.............................................

 

 

 

Aprobował:.............................................

 

 

Akceptacja

pod względem zgodności

z przepisami ustawy Pzp:......................

 

 

Zatwierdził:………………………….........

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

*   Niepotrzebne skreślić

** Potwierdza  osoba upoważniona

 

 

 

I      1. Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości.

2. Jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.
3. Jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających ( możliwość taka występuje w przypadku zastosowania trybów podstawowych), o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 i  8, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość zamówień uzupełniających.

      II      Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie:

        1) kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno - użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane;

        2) planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych                  w programie funkcjonalno - użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych  

        Wartość zamówienia na usługi lub dostawy okresowe

        1.            Podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo jest łączna wartość zamówień tego samego rodzaju:

        1) udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, albo

        2)  których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie.

2. Wybór podstawy ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo nie może być dokonany w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy.
3. Jeżeli zamówienia udziela się na czas:

        1) nieoznaczony, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia;

        2) oznaczony:

1. a) nie dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia;
2. b) dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia wraz z wartością końcową przedmiotu umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. Jeżeli zamówienie obejmuje usługi bankowe lub inne usługi finansowe, wartością zamówienia są opłaty, prowizje, odsetki i inne podobne świadczenia.
4. Jeżeli zamówienie na usługi lub dostawy przewiduje prawo opcji, przy ustaleniu wartości zamówienia uwzględnia się największy możliwy zakres tego zamówienia z uwzględnieniem prawa opcji.

III    Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane

        Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonuje zmiany wartości zamówienia.

IV Art. 214 ust.1( dotyczy postępowań, prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego)

        6)            w przypadku udzielania, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień uzupełniających, stanowiących nie więcej niż 50% wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu dla zamówienia podstawowego i jest zgodne                    z przedmiotem zamówienia podstawowego ;

                 7) w przypadku udzielania, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy dostaw, zamówień uzupełniających, stanowiących nie więcej niż 20% wartości zamówienia podstawowego i polegających na rozszerzeniu dostawy, jeżeli zmiana wykonawcy powodowałaby konieczność nabywania rzeczy o innych parametrach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność techniczną lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i dozorze, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu dla zamówienia podstawowego i jest zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego;

 

 

 

Załącznik nr 2

do Regulaminu postępowania

przy zamówieniach publicznych

 

Regulamin pracy komisji przetargowej

 

I Zasady ogólne

§1

1. Komisja przetargowa, zwana dalej „komisją”, w zakresie nie uregulowanym niniejszym Regulaminem, działa  w  oparciu  o  przepisy  ustawy   –    Prawo      zamówień     publicznych         

z dnia 11września 2019 r. (j.t. Dz. U. z 2019 r., poz. 2019 z późniejszymi zmianami) zwanej dalej „ustawą” oraz przepisy aktów wykonawczych, wydanych na jej podstawie.

2. Komisja przetargowa jest powoływana przez Dyrektora do przygotowania i przeprowadzenia lub przeprowadzenia, określonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
3. Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym Dyrektora, powoływanym przede wszystkim do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert, a przypadku negocjacji z ogłoszeniem (NO), dialogu konkurencyjnego (DK), negocjacji bez ogłoszenia (NBO) zamówienia z wolnej ręki (ZWR) – również do przeprowadzenia negocjacji.
4. Dyrektor może także powierzyć komisji dokonanie czynności związanych z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia.
5. Komisja nie posiada żadnych uprawnień do czynności prawnych. Przygotowuje projekty dokumentów i decyzji. Ostateczne decyzje podejmuje Dyrektor ( art.52 ust.1 ustawy ).
6. Postanowienia Regulaminu szczegółowo regulują postępowanie przy zastosowaniu trybu przetargu nieograniczonego i mają odpowiednie zastosowanie do postępowań w pozostałych trybach.

§2

1. Członków komisji przetargowej powołuje i odwołuje Dyrektor ( art.55 ust.1 ustawy ).
2. Komisja przetargowa składa się z co najmniej trzech osób. Jej skład osobowy dla danego postępowania określany jest każdorazowo, Zarządzeniem dyrektora, adekwatnie do zakresu przedmiotowego zamówienia.
3. Komisja pracuje i rozstrzyga przy obecności co najmniej trzech jej członków i jednocześnie nie mniejszej niż 50% jej składu osobowego.
4. Powołany członek komisji może nie brać udziału w jej pracach z powodu nieobecności w pracy, czy wykonywania innych pilnych czynności służbowych. Powyższe nie wymaga zmian w składzie komisji przetargowej, pod warunkiem spełniania zasady, określonej w pkt. 3.
5. Pracą komisji kieruje przewodniczący komisji, a w razie jego nieobecności: zastępca przewodniczącego lub inna osoba, wyznaczona przez przewodniczącego.
6. Przewodniczący komisji wskazuje członka komisji zastępującego sekretarza w czasie jego nieobecności.

§3

1. Członkowie komisji, niezwłocznie po zapoznaniu się z oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez wykonawców składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art.56 ustawy. Oświadczenie włącza się do dokumentacji postępowania – Załącznik F
2. W przypadku złożenia przez członka komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności,                o których mowa w 56 ustawy, niezłożenia przez niego oświadczenia albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, przewodniczący komisji niezwłocznie wyłącza członka komisji z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Informację                     o wyłączeniu członka komisji przekazuje Dyrektorowi, który w miejsce wyłączonego członka może powołać nowego członka komisji.
3. Wobec przewodniczącego komisji czynności wyłączenia z postępowania o zamówienie publiczne dokonuje bezpośrednio Dyrektor.

§4

1. Jeżeli dokonanie określonych czynności, związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiadomości specjalnych, Dyrektor z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej, może powołać biegłych.
2. Do biegłych stosuje się postanowienia § 3.
3. Biegły przedstawia opinię na piśmie, a na żądanie komisji bierze udział w jej pracach z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień.

 

II.  Czynności przygotowawcze i w trakcie postępowania

§5

1. Przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, komisja w szczególności opracowuje i przekazuje do zatwierdzenia przez Dyrektora:

• ogłoszenie o zamówieniu lub zaproszenie ( do negocjacji, do składania ofert), wymagane dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia – jeżeli przygotowuje postępowanie w oparciu o §1 ust. 4,
• treść specyfikacji warunków zamówienia, zwanej dalej „SWZ” – jeżeli przygotowuje postępowanie w oparciu o §1 ust. 4,
• projekty innych dokumentów.

2. Do zadań komisji w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy w szczególności:

• udzielanie wyjaśnień, dotyczących treści siwz,
• prowadzenie negocjacji z wykonawcami, w przypadku gdy ustawa przewiduje, prowadzenie takich negocjacji/dialogu konkurencyjnego,
• dokonanie otwarcia ofert,
• dokonanie oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu oraz wnioskowanie do Dyrektora o wykluczenie wykonawców, w przypadkach określonych ustawą,
• wnioskowanie do Dyrektora o odrzucenie oferty, w przypadkach przewidzianych ustawą,
• ocena ofert nie podlegających odrzuceniu,
• przedstawienie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej lub wystąpienia                               o unieważnienie postępowania,
• przyjmowanie i analizowanie wnoszonych informacji o niezgodnej z przepisami ustawy czynności (art.515 ustawy),
• przyjmowanie i analizowanie wnoszonych odwołań oraz przygotowanie ewentualnych odpowiedzi na odwołanie (art 186 ust.1 ustawy),
• przedstawienie Dyrektorowi propozycji wyboru nowej oferty, najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert, nie podlegających odrzuceniu, złożonych w postępowaniu, jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy chyba, że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania,
• wnioskowanie do Dyrektora o wystąpienie do wykonawców - w uzasadnionych przypadkach co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą – o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu na oznaczony czas, nie dłuższy niż 60 dni (art 85 ust.2 ustawy),
• sporządzenie odpowiedniej dokumentacji postępowania, wg druków ZP, wprowadzonych aktem wykonawczym do ustawy (aktualne, tj. na dzień wprowadzenia Regulaminu: Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 18 grudnia 2020 r. w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego - U. z 2020r. poz. 2434 ,)
• opracowanie i publikacja ogłoszeń o wynikach postępowania i o zawarciu umowy na zasadach, określonych ustawą.

3. Dokumenty sporządzone przez komisję, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i informacje, kierowane przez komisję do wykonawców w związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia – wynikające z realizowanych przez komisję przetargową czynności, wymagają zatwierdzenia przez Dyrektora.

III.  Otwarcie ofert

§6

1. Bezpośrednio przed otwarciem ofert podaje się – zgodnie z 72 ust. 1 pkt. 2 ustawy – kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
2. Komisja dokonuje jawnego, publicznego otwarcia ofert w terminie, określonym w SWZ.
3. Podczas otwarcia ofert przedstawia się zebranym:

• skład Komisji przetargowej
• informacje o liczbie złożonych ofert oraz o liczbie ofert, złożonych po terminie.

1. Przed otwarciem każdej z ofert okazuje się zebranym nienaruszone opakowanie (kopertę), zawierające ofertę, podaje jej numer, nadany wg kolejności wpływu oraz treść opisu na tym opakowaniu.
2. Po otwarciu każdej oferty odczytywane są ( i odnotowane w protokole) poniższe dane zawarte w ofercie:

• nazwa i adres wykonawcy
• cena oferty (brutto)

oraz (jeżeli są kryteriami oceny ofert):

• termin wykonania zamówienia
• okres gwarancji
• warunki płatności.

 

Analiza i ocena ofert.

§7

1. W terminie związania ofertą, na posiedzeniach niejawnych, komisja dokonuje sprawdzenia kompletności ofert, w tym załączników /dokumentów/, ich prawidłowości oraz dokonuje wyboru oferty i wykonawcy w oparciu o kryteria oceny ofert, przedstawione w SWZ
2. W postępowaniach prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego, negocjacji bez ogłoszenia oraz zapytania o cenę weryfikacja spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz ocena ofert odbywa się na jednym etapie, tzn. zamawiający jednocześnie dokonuje badania podstaw do wykluczenia wykonawcy z postępowania oraz podstaw do odrzucenia złożonej oferty.
3. Czynności związane z badaniem i oceną ofert przebiegają wg następującej kolejności.

§8

• Komisja ocenia, czy wykonawcy, którzy złożyli oferty w wyznaczonym terminie i ważne (z punktu widzenia ustawy – tj. sporządzone w języku polskim i z zachowaniem formy pisemnej) spełniają wymagane warunki podmiotowe (formalne i merytoryczne), określone odpowiednio w ustawie oraz w SWZ (w ogłoszeniu lub zaproszeniu - w przypadku innych trybów niż przetarg nieograniczony) – co oznacza w rezultacie dokonanie podziału wykonawców na podlegających wykluczeniu z postępowania i nie podlegających wykluczeniu  z postępowania z powodu okoliczności, o których mowa w 108 i 109 ustawy.
• Oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu komisja dokonuje na podstawie treści złożonych oświadczeń oraz dokumentów, potwierdzających ich prawdziwość .

2. Z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego wyklucza się wykonawców

• których dotyczą okoliczności, o których mowa w 108 i 109 ustawy,
• z powodu okoliczności, wymienionych 108 ustawy:

1. którzy wykonywali bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem prowadzonego postępowania lub posługiwali się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności, , chyba że udział tych wykonawców w postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji, którzy nie wnieśli wadium do upływu terminu składania ofert, na przedłużony okres związania ofertą lub w terminie, o którym mowa albo nie zgodzili się na przedłużenie związania ofertą.
2. którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania,
3. nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu.
4. Komisja przygotuje treść zawiadomienia o wykluczeniu wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne;

      Uwaga- zgodnie z art. 108 i 109 -

„Zamawiający zawiadomienia równocześnie wykonawców, którzy zostali wykluczeni                        z postępowania,...” przy czym w postępowaniach jednostopniowych - prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego, negocjacji bez ogłoszenia albo zapytania o cenę - powyższe zawiadomienie przekazuje się łącznie z informacją o wyborze najkorzystniejszej oferty ( art.253 ustawy). W innych trybach wymagane jest odrębne zawiadomienie.

3. Ofertę wykonawcy wykluczonego z postępowania uznaje się za odrzuconą.
4. Lista wykonawców wykluczonych z postępowania zostanie wpisana do protokołu.

§9

1. W następnej kolejności oferty, pochodzące od wykonawców, nie podlegających wykluczeniu z postępowania są oceniane pod kątem spełniania warunków SWZ, odnoszących się do przedmiotu zamówienia, dzieląc je w rezultacie na oferty podlegające odrzuceniu i nie podlegające odrzuceniu. Przesłanki stanowiące podstawę do odrzucenia oferty, wymienione są w art. 226 ustawy.

• W toku badania i oceny ofert zamawiający ( a więc w tym przypadku komisja                             w uzgodnieniu z Dyrektorem ) może żądać od wykonawców wyjaśnień, dotyczących treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest prowadzenie z wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści. Natomiast zamawiający wzywa do złożenia wyjaśnień, dotyczących oświadczeń lub dokumentów, potwierdzających spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań, określonych przez zamawiającego w
• Komisja poprawia w ofercie – na podstawie 223 ustawy - oczywiste omyłki pisarskie, omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

2. Komisja odrzuca ofertę ( na podstawie art. 226 ustawy), jeżeli:

• jest niezgodna z ustawą,
• jej treść nie odpowiada treści specyfikacji warunków zamówienia
• jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
• zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia ( zgodnie z art. 224 ustawy),
• została złożone przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub nie zaproszonego do składania ofert,
• zawiera błędy w obliczeniu ceny,
• wykonawca w terminie 3 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 223,
• jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

3. Oferty odrzucone zostaną wpisane do protokołu.
4. Oferty odrzucone nie będą brały udziału w dalszej części postępowania.

 

Wybór najkorzystniejszej oferty

§10

1. Jeżeli nie zajdą okoliczności uzasadniające unieważnienie ( z art. 255 ustawy) postępowania komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty spośród nie odrzuconych ofert, na podstawie indywidualnej oceny ofert, dokonanej przez członków komisji wyłącznie w oparciu o kryteria oceny ofert, określone w SWZ dla danego postępowania.

• w oparciu o kryteria oceny ofert i ich znaczenie, członkowie komisji dokonają oceny złożonych ofert
• streszczenie oceny i porównania złożonych ofert oraz uzasadnienie wyboru oferty zostanie wpisane do protokołu.

2. Jeżeli jest to uzasadnione przyjętymi kryteriami oceny ofert, komisja może odstąpić od indywidualnej oceny ofert.

• Jeżeli wszystkie kryteria oceny ofert są kryteriami obiektywnymi ( mierzalnymi – tzn. kryteriami opisanymi wzorami ) to wystarczającym jest, aby obliczenia ilości punktów dla danej oferty dokonano w imieniu całej komisji przetargowej na jednym dokumencie , który podpiszą wszyscy członkowie komisji,
• W przypadku, gdy kryterium oceny ofert jest jedno ( cena ) można sporządzić zbiorcze zestawienie oceny ofert wraz z pisemnym uzasadnieniem wyboru najkorzystniejszej oferty, podlegające zatwierdzeniu przez członków komisji.

§11

1. Komisja przygotuje wniosek do Dyrektora z propozycją wyboru oferty najkorzystniejszej wraz z wnioskami o: - wykluczeniu określonych wykonawców z postępowania,

       -  odrzuceniu określonych ofert

oraz przedkłada  protokół postępowania o udzielenie zamówienia podpisany przez członków komisji

2. Wyboru oferty dokonuje Dyrektor zatwierdzając propozycję komisji.

§12

1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadamia wykonawców ( 253 ustawy ), którzy złożyli oferty o:

• wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), albo imię i nazwisko, siedzibę albo adres zamieszkania i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy (firmy), albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania  i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty, a także  punktację przyznaną ofertom                     w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację;
• wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne;
• wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne – jeżeli postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, negocjacji bez ogłoszenia albo zapytania o cenę.
• terminie, określonym, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być

2. Informacje, o których mowa w ust. 1 mogą znajdować się w jednym piśmie, kierowanym do wykonawców albo w różnych. W razie zastosowania drugiego rozwiązania, pisma z wyżej wskazanymi informacjami powinny zostać przekazane wykonawcom, którzy złożyli oferty, równocześnie. Powyższe związane jest z regulacjami w zakresie stosowania środków ochrony prawnej.
3. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zamieszcza informacje ( 253 ustawy), o których mowa w ust.1 pkt 1, na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie.

§13

Komisja sporządzi informację o wniesionych odwołaniach, oraz o rozstrzygnięciach na druku               ZP- w protokole.

VI  Zakończenie prac komisji

§14

1. Komisja kończy pracę z dniem:

• prawomocnego wyboru najkorzystniejszej oferty
• unieważnienia postępowania i - w przypadku zamówień unijnych - upływu terminu do wniesienia odwołania lub rozstrzygnięcia odwołania na czynność unieważnienia postępowania.

2. Dokumentacja postępowania przechowywana jest - w sposób określony w art. 78 ustawy – we właściwym merytorycznie wydziale Szkoły.

 

Załącznik nr 3

do Regulaminu postępowania

przy zamówieniach publicznych

 

Regulamin Wydatków Podprogowych

(udzielania zamówień publicznych

o wartości netto niższej niż 130 000 zł)

 

§1

1 Niniejszy Regulamin dotyczy zamówień udzielanych przez II Liceum Ogólnokształcące im. Marii Konopnickiej w Łomży .

2. Niniejszy Regulamin stosuje się do zamówień, których wartość netto nie przekracza na przestrzeni roku równowartości 130 000 zł.
3. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się przy zapewnieniu stosowania celowości                    i oszczędności w wydatkowaniu środków publicznych z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.

§2

1 .Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania odpowiedzialny jest wyznaczony pracownik.

2. Czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania wykonują pracownicy, zapewniający bezstronność i obiektywizm.

§3

1. Pracownicy zobowiązani są do zachowania należytej staranności przy określaniu przedmiotu zamówienia i szacowaniu jego wartości, a w szczególności:

1) w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy nie można dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości,

2) jeżeli dopuszcza się możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach,                                           z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia,

3) jeżeli przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość zamówień uzupełniających.

2. Przed dokonaniem zamówienia do kwoty 10 000zł netto pracownicy zobowiązani są do ustalenia wartości zamówienia poprzez analizę i badanie rynku. Rozpoznania rynku a następnie wyboru wykonawcy, który proponuje najniższą cenę za przedmiot zamówienia lub wykonawcy, którego oferta jest najkorzystniejsza dla zamawiającego z innych ważnych powodów w oparciu o porównanie ofert dostępnych na rynku ( forma analizy zebranych ofert, informacji zamieszczonych w katalogach, broszurach, folderach, stronach internetowych), a także może nastąpić w trakcie rozmowy telefonicznej.
3. W przypadku zamówienia publicznego od 10 000zł do 30 000zł wyboru oferty najkorzystniejszej dla zamawiającego pracownik odpowiedzialny za postępowanie sporządza pisemną notatkę wg wzoru „Notatka z rozeznania rynku” - załącznik A.
4. Postępowania w sprawie zamówień o wartości od 30 000zł do 130 000zł wymagają udokumentowania ( zapytanie rynkowe do min. 5 oferentów ) oraz ogłoszenia na stronie internetowej szkoły ( BIP II LO).

§4

1. Osoba wskazana w § 3 ust 2 sporządza opis przedmiotu zamówienia, ustala termin realizacji zamówienia, bądź formułuje inne wymagania Zamawiającego stawiane Wykonawcom dotyczące uprawnień, kwalifikacji, atestów, certyfikatów.
2. W przypadku zamówień publicznych od 30 000zł do 130 000zł dokumentacja powinna zawierać również:

 - dla robót budowlanych - kosztorys inwestorski albo planowane koszty robót budowlanych

 - dla prac projektowych - wycenę prac projektowych albo planowane koszty prac projektowych,

 - dla usług i dostaw - podstawę oszacowania wartości zamówienia

 -  kosztorys lub przedmiar robót, dokumentację projektową,

 - wzór umowy  lub  inne istotne warunki umowy takie jak: termin realizacji lub dostawy, okres gwarancji,

   warunki płatności, kary umowne,

 - informację dotyczącą osoby uprawnionej do kontaktowania się z wykonawcami w zakresie

   przedmiotu zamówienia.

3. Osoba wskazana w § 2 ust 1 kieruje zaproszenie do złożenia oferty (wg załącznika nr B) drogą elektroniczną do minimum 5 potencjalnych wykonawców lub/i publikuje na stronie BIP.

Wymóg ustalenia cen, u co najmniej 3 potencjalnych wykonawców nie obowiązuje, jeżeli

wykonanie przedmiotu zamówienia oferuje mniej niż 3 wykonawców na rynku lub zachodzą obiektywne okoliczności uzasadniające udzielenie zamówienia określonemu  wykonawcy. Fakt ten wymaga opisania i uzasadnienia w notatce służbowej oraz we  wniosku o wszczęcie postępowania.

            W zaproszeniu  do złożenia oferty wskazuje się adres poczty elektronicznej, na który będą wpływały oferty.

4. W sytuacji braku kontaktu drogą elektroniczną, dopuszcza się możliwość wysłania zaproszenia faksem lub listem zwykłym. W tym przypadku dopuszcza się złożenie ofert wg wzoru określonego w załączniku C.
5. W sytuacji ograniczonego rozeznania co do Wykonawców funkcjonujących na rynku w zakresie danego zamówienia, zaproszenie do złożenia oferty i całość dokumentacji publikuje się na stronie BIP. Wzór oferty stanowi załącznik D
6. Z postępowania sporządza się protokół ( załącznik E). Protokół i Wybór oferty zatwierdza Dyrektor.
7. Pracownik biorący udział w postępowaniu składa oświadczenie o bezstronności wg wzoru stanowiącego Załącznik F.
8. Dopuszcza się negocjowanie cen i innych parametrów oferty z wykonawcami do których zostało skierowane zaproszenie. Negocjacje prowadzi komórka merytoryczna. Należy sporządzić notatkę z wyniku negocjacji.
9. Nie należy kierować zaproszeń do złożenia ofert do wykonawców, którzy w przeszłości wykonali zamówienie na rzecz Szkoły w sposób nieprofesjonalny, pozbawiony należytej staranności,                               a w szczególności:

- nie wykonali zamówienia w terminie umownym, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy,

- dostarczyli przedmiot zamówienia o niewłaściwej jakości,

- nie wywiązali się z warunków gwarancji lub rękojmi,

- wykonana usługa obarczona była wadą ukrytą, której usunięcie pociągnęło koszty po   stronie Zamawiającego.

10. Informację o wyborze najkorzystniejszej oferty umieszcza się na stronie internetowej Zamawiającego w zakładce dotyczącej wyników zamówień publicznych o wartości poniżej 130 000 zł w sytuacji, gdy zaproszenie do złożenia oferty opublikowane było na stronach BIP lub przekazuje się pocztą elektroniczną na adres Wykonawców biorących udział w postępowaniu w sytuacji gdy zaproszenie do złożenia oferty kierowane było do Wykonawców za pomocą poczty elektronicznej.

§6

Podjęcie decyzji o ponownym wszczęciu procedury (w sytuacji nie wybrania oferty) wymaga sporządzenia kolejnego  wniosku i  ponowne jego procedowanie.

§7

1. Osoba wskazana w § 2 ust 1 przygotowuje umowę. Do zawarcia umowy stosuje się odpowiednio przepisy wewnętrzne w tym zakresie.
2. Pracownik wskazany w § 2 ust 1 na mocy niniejszego Regulaminu odpowiedzialny jest za przechowywanie całości dokumentacji związanej z przygotowaniem i prowadzeniem zamówienia oraz jej archiwizowanie zgodne z obowiązującą instrukcją kancelaryjną.

Do przygotowania i przeprowadzenia postępowania mają odpowiednio zastosowanie przepisy ustawy, dotyczące ustalenia wartości zamówienia, opisu przedmiotu zamówienia.

§8

W szczególnych sytuacjach ( awaria, katastrofa itp. ) dopuszcza się odstąpienie od stosowania Regulaminu.

 

                                               Załącznik A

                                                                                                                                                                            

 

 

                                                                     Łomża, dn. …..............................

 

 

….........................................................

          (pieczęć zamawiającego)

 

 

Notatka

z rozeznania rynku

 

Lp.	Data ustalenia/źródło/	Oferent/nr telefonu	Cena	Uwagi

 

 

Wobec powyższego, biorąc pod uwagę zebrane informacje w zakresie cen na rynku, szacowana wartość zamówienia wyniesie...........................................

(podać istotne okoliczności w tym zakresie)

 

                                                                    …...................................................

                (data, podpis)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                Załącznik B

                                                                                                                                                                             

                                               Łomża, dn. .........................

Znak sprawy: ................

 

Zaproszenie do złożenia oferty

 

Zamawiający: II Liceum Ogólnokształcące im. Marii Konopnickiej w Łomży, Plac Kościuszki 3  zaprasza do złożenia oferty na : ......................................................................................................................................................

( opis przedmiotu zamówienia oraz wymagania wobec Wykonawcy można załączyć w tym miejscu, a jeżeli jest dłuższej treści, bądź zawierający załączniki należy załączyć w odrębnym pliku)

Termin wykonania zamówienia ....................r

Zamawiający informuje jednocześnie, że zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę.

Ofertę należy przekazać drogą elektroniczną, na adres : 2lolomza@onet.eu lub faksem na nr   (86)216 27 50 do dnia  .....................r.  godz. ............... wpisując w temacie wiadomości  - ............................

Informacji w zakresie zamówienia udziela: ..................................... - tel. 86 ...............

Dopuszcza się możliwość negocjacji ceny. Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji z wykonawcami, którzy złożyli oferty, jak też do niedokonywania wyboru oferty bez podania przyczyny.

                       

                                                          

                                                                                               …………………...............……….

    (podpis Dyrektora)           

 

 

( podpisy osoby sporządzającej )

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                Załącznik C

                                                                                                                                                                                          

                                                                                     Łomża, dn.................

Znak sprawy:.............

 

Zaproszenie do złożenia oferty

 

Zamawiający :II Liceum Ogólnokształcące im. Marii Konopnickiej w Łomży, Plac Kościuszki 3, zaprasza do złożenia oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na: …………………………………………………………………………………………………………..…….. zgodnie z załączonym opisem przedmiotu zamówienia.

Termin wykonania zamówienia ….................................................

Zamawiający informuje jednocześnie, że zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę.

Ofertę należy złożyć w kopercie opatrzonej opisem „……………………………..” do dnia ……… do godz. ………. w siedzibie zamawiającego w Łomży przy Placu Kościuszki 3, pok. Nr 21  ( sekretariat)

Informacji w zakresie zamówienia udziela: …...................................................................

Dopuszcza się możliwość negocjacji ceny. Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji z wykonawcami, którzy złożyli oferty, jak też do niedokonywania wyboru oferty bez podania przyczyny.

            Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie zamieszczona:

-  na stronie internetowej Zamawiającego  -  w zakładce Wyniki  zamówień publicznych poniżej     130 000 zł (Rok 20....),**)

- przekazana Wykonawcy na adres do korespondencji**)

 

 

 

……………………...............………

               (podpis Dyrektora)

( podpisy osoby sporządzającej)

 

Załączniki:

1. Opis przedmiotu zamówienia*)
2. Wzór oferty
3. Wzór umowy*)

*) - pozostawić właściwe lub wymienić załączniki dotyczące danej sprawy

**) - pozostawić właściwe

 

Załącznik D

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  .

….............................................................

             (miejscowość, data)

..................................................................................

(nazwa Wykonawcy, adres

nr tel....................... nr fax..............................)

 

OFERTA

 

 

Odpowiadając na zaproszenie do złożenia oferty cenowej na zadanie pn.:

 

   " ..........................................................."

 

 1.Oferuję(my) wykonanie usługi/dostawy/roboty budowlanej^*) będącej przedmiotem zamówienia,

zgodnie z wymogami Zamawiającego za kwotę w wysokości:

      

netto................................zł , (słownie: .....................................................................),

 

podatek VAT stawka .............%  kwota zł . ...............................................................

 

brutto:.............................zł,(słownie:.........................................................................).

 

2. Termin realizacji ...............................r.
3. Oświadczam(y), że spełniam (y) warunki podane w zaproszeniu do złożenia oferty .
4. Akceptuję(my) warunki zawarte w umowie.^**)

 

 

 

                          …………………………………….

                        (data i podpis Wykonawcy)

 

 

 

 

 

*)   niepotrzebne skreślić

**)  pozostawić w zależności od potrzeb

 

Załącznik E

 

Protokół

z postępowania o udzielenie zamówienia

o wartości netto niższej niż 130 000 zł)

 

 

1. Nazwa zamówienia i Znak sprawy

            …...........................................................................................................................................

 

2. Opis przedmiotu zamówienia:

             …............................................................................................................................................

 

            .................................................................................................................................................

 

             ...............................................................................................................................................

 

3. Wartość zamówienia oszacowano w dniu …......................... na kwotę netto ........................zł.

 

4. W dniu …...........skierowano zaproszenie do złożenia oferty do nw Wykonawców:

1) ….................................................................................................................

2) ….................................................................................................................

3) ….................................................................................................................

4) …………………………………………………………………………………….

5) …………………………………………………………………………………….

 

            Zaproszenie skierowano e-mail`em, faksem, listownie, umieszczono na stronie BIP

                (właściwe podkreślić).

 

5. Uzyskano następujące oferty na realizację zamówienia (nazwa Wykonawcy, cena i/lub inne istotne elementy)

1) …................................................................................................................

2) …................................................................................................................

3) …................................................................................................................

4) ….................................................................................................................

5) …………………………………………………………………………………….

 

6. W wyniku analizy ofert rekomenduje się udzielenie zamówienia............................................

          …............................ za cenę …...................................................

 

7. Uzasadnienie wyboru ….........................................................................................................

     …............................................................................................................................................

 

           Opracował:                                                                           Zatwierdził:

 

 

…..............................................              …...................................................

           (data, podpis)                                                     (podpis)                              

 

 

                                                          

 

                                                                                                                                              Załącznik F

                                                                                                                                                                                            

 

 

 

...............................................................................................................

(przedmiot zamówienia)

 

 

 

 

Znak sprawy …...........

 

Nazwa i adres Zamawiającego:      II Liceum Ogólnokształcące im. Marii Konopnickiej w Łomży,

                                                        Plac Kościuszki 3,18-400 Łomża

 

 

Nazwa (firma) lub nazwisko oraz adres

wykonawcy, którego ofertę wybrano       …...........................................................................

 

Uzasadnienie wyboru oferty ….............................................................................................

 

…..........................................................................................................................................

 

…...........................................................................................................................................

 

Pozostałe oferty złożone w postępowaniu: ( o ile w postępowaniu złożono tylko jedną ofertę ,  tabelę należy usunąć)

 

L.p.	Nazwa (firma) lub nazwisko oraz adres wykonawcy	Cena oferty

 

 

 

 

Sporządził:                                                                              Zatwierdzam:

 

 

 

 

                                                                                             

 

                                                                                             

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                                                                             Załącznik  F

                                                                                                                                                                                            

 

 

 

............................

(pieczęć zamawiającego)

 

 

 

 

OŚWIADCZENIE

w sprawie bezstronności

 

 

 

 

Oświadczam, że nie pozostaję z  wykonawcami, którzy złożyli propozycje cenowe do postępowania  Znak sprawy  ........................na realizację przedmiotu zamówienia pn:

 

………………………….................................................................................................................,

 

w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do mojej bezstronności.

 

 

 

 

 

...........................................................................

(data, czytelny podpis osoby składającej oświadczenie)